弊社では2020年3月1日よりリモートワークの導入を開始しました。
リモートワークを導入したことで、WEBとリアルを融合させた新しい働き方を模索するきっかけとなりました。
都心のIT企業の一部では、オフィス不要論も出てきているようですが、リアルで出社できるオフィスは貴重だと感じます。ただ、社員が集まる会社はリスクもあります。徳島では公共交通機関を使用する人も少なく、人口密度が低いこともあり、三密状態になりにくく、コロナの感染も起こりにくい地域です。
アフターコロナにおいて、徳島はオフィスを持つ地域として、とても良いのではないかと感じます。
一方で、WEBを使用する魅力も感じることができました。WEBとリアルで優劣をつけるのではなく、WEBとリアルを絶妙なバランスで取り入れることが、新しい魅力的な働き方につながってくるのではないかと思います。
そこで、今回「WEBとリアルの融合した新しい働き方」を模索している弊社の現状についてのご紹介させて頂きます。
リアルとWEBの導入比率は？
■ムツビエージェント内のリモートワークの比率
●完全にリモートワークで働く社員 ：1名
●週1日はリモートワークをする社員 ：4名
●リモートワークの出勤がない社員 ：1名
100％在宅で勤務している社員は、配偶者の転勤によって徳島を離れることになったため、物理的な問題でフルリモートとしています。
週1日リモートワークをしているメンバーは、本来は会社へ出社して勤務することで問題はないのですが、仕事はできるが出社はできない、という状況においても在宅で仕事ができるようにするために、週1日は予行練習を兼ねてリモートワークを行っています。
リモートワークを全く行っていない社員もいます。超時短勤務ということ、総務・事務・庶務全般を行っていることもあり、出社しなければ仕事が成り立ちにくいからです。
■打ち合わせにおけるWEBもしくはリアル
●WEB会議での打ち合わせ ：4割
●リアルでの打ち合わせ ：6割
徳島県内においても緊急事態宣言中はWEB会議で打ち合わせなどを行うこともありました。
徳島県外以外の方との打ち合わせを行う頻度が増えました。
リモートワークやWEB会議を導入するメリット
企業目線で見た際のメリットをピックアップしました。
●移動時間の短縮ができる
訪問を前提とする打ち合わせでは、移動時間を削減することができますので1時間～1時間半程度の時間が削減できました。また、余計な話がしにくくなるので、打ち合わせ時間もあまり長引かないことも時間の削減につながります。
また、リモートワークの場合は、出勤時間の短縮できます。週1日のリモートワークを導入している社員の話を聞くと、リモートワークdayは、1時間～1時間半程度の時間が捻出できるようになったようです。ゆっくり朝ごはんが食べられたり、子どもと過ごすことができたり、いつもより家事をすることができたので休日がゆっくり過ごせた、と聞いています。
●WEBは以外と密度の濃い打ち合わせが行える
リアルで会う時は、「顔を見せて、信頼関係を構築する」ということが主目的の打ち合わせもあると思います。しかし、WEBで会議をする場合は、何を目的とした打ち合わせなのか、伝えることは何か、ゴールはどこなのか、ということを意識して行うため、良い打ち合わせになっていると感じます。
WEB会議でのクライアントとの打ち合わせが増える一方、緊急事態宣言下においては、訪問営業が激減しました。
これは、営業をする側にとっても、営業を受ける側にとっても良かったのではないかと思います。
特に、「営業は顔を見せることに意味がある」と思われている企業では、営業担当の方が、用事もない時でも「とにかく訪問したいです！」と時に、アポなし訪問もよくありました。目的もなく複数の訪問することで、営業の方も疲弊しているようにかんじますし、アポイントを受ける側も無目的な訪問を受けることは、時間的にも無駄が大きかったのではないかと思います。
●商圏も広がる？！遠方の方との心理的距離感が縮まった
WEB会議を導入したことによって、徳島県外以外との方とのWEB会議を使った打ち合わせも増えました。
電話だけで重要な打ち合わせは難しいですが、WEB会議であれば込み入った内容の打ち合わせも可能です。
また、初めてお会いする方に対して、リアルでの訪問を予定せず、重要なお話をすることは失礼に合ったっていたと思いますが、初めてお会いする人ともWEB会議で打ち合わせをすることも当たり前になりました。
そのため、どんな地域の方とも距離による制約がなくなり、遠方の方とはなんとなく心理的距離感もあったかもしれませんが、物理的な距離によって心理的距離感もなくなったのではないかと思います。
●コロナ感染拡大に対するBCP対策（事業継続計画）
事業の継続性においても、コロナ対策としてもリモートワークでの環境づくりは重要なことだと感じます。今までであれば微熱や少々の体調不良でも会社へ出社していた人も多いと思いますが、体調不調の人が会社へ出社することは避けるべきことになってきました。また、家族や近親者に濃厚接触者が出た場合なども、当然出社ができなくなってしまいます。コロナに感染するまでに至らなくとも、出社ができない状況が発生しやすくなっています。
通常出勤で問題のない社員でも、週1日でもリモートワークを導入することによって、いざという時にリモートワークでの出勤で業務を継続して行うことができる準備ができました。
●体調不良の社員が減った
微熱などの軽度な体調不良でも在宅勤務ができることは大きなメリットです。コロナ感染のリスクを抑えることはもちろんですが、風邪などを会社に持ち込まない状態が作れています。少し体調が悪くても仕事ができるレベルだと、以前は出社をしていましたが、軽度な体調不良の場合はリモートワークを推奨しています。
そのためか、風邪などの感染も防げているようで、リモートワークを導入してから、体調不良で出社する社員がいないため、皆健康な状態で出社しています。
私の子どもは保育園に通っているのですが、以前より早い段階で体調不良の子どもは自宅保育へ切り替えるおかげか、コロナ禍以降は逆に全く病気をせず、保育園に通い続けることができるようになりました。
多くの真面目な社員たちは、体調が悪くとも無理をしてでも出社していたことが、却って生産性を落としていたのではないかと思います。体調不良になった際には、早め早めに休むことの大切さを知りました。
●優秀な人材の離職を防ぐことができる
弊社がリモートワークを導入するきっかけとなったのは、1名の社員が、配偶者の転勤によって退職の申し出をしてきたことからスタートしています。その社員は弊社でお手本となるような仕事ぶりをしていたこと、弊社の業務に精通していたこと、完全リモートワークでもできる仕事のスキルを持っているため、リモートワークで勤務してもらうことにしました。
結果としては、リモートワークでも今まで通りのパフォーマンスを発揮し、今も弊社の貴重な人材として活躍してくれています。
リモートワーク導入の注意点
実際にリモートワークやWEB会議を導入してみて気づいた会社として注意すべきことをご紹介します。
●リモートワーク導入は経営事項ととらえる
リモートワークの環境づくりはその「計画」や「導入」には相当なパワーと時間がかかりました。会社としてリモートワークやWEB会議を導入して、会社としてどのような姿となることを目指すのか、ということを描いたうえで、進めていくことが大切だと感じます。リモートワークやWEB会議を導入するにあたり、様々なことを決定していかなければなりません。決断の指標とする目標となる姿を考えることが大切だと感じました。
弊社は、リモートワークを導入するにあたって、リモートワークでも会社で勤務することとそん色のないコミュニケーションが取れる形にすることを最終目標としていました。また、育児や介護など不測の事態が起きたときも、社員が辞めずに働き続けることができる環境づくりを目指していました。
また、実際にリモートワークをしてみなければ分からないことも多いので、会社でリモートワークやWEB会議を行う際は、経営層が実際にやってみることが大切です。
●リモートワークは社員宅へのオフィス作り
リモートワークを行うためには、最低限、ネット環境、机や椅子、PCなどは最低限必要になってきます。この全てが元々整っている自宅ばかりでなく、その場合、費用はだれが負担するのか、ということが問題になってくるかと思います。ネット環境は毎月の固定費が掛かりますし、机や椅子、PCなどを用意するとなると10数万円程度はかかるのではないでしょうか。
会社にとっても少なくない金額ですし、個人で負担するとなると相当な出費となってしまします。
会社として、どの程度負担・補助をするのかは導入前に十分検討すべきことだと思いますし、社員に対しては、「自分で用意することが当然」というスタンスは避けた方が良いと思います。
弊社はフルリモートの社員には、椅子とPC・プリンターを会社として支給しています。また、週1日の社員はノートパソコンの貸し出しを行っています。週1日の社員にも、机や椅子を支給しても良いのですが、自宅のスペースの問題もあり、話し合った結果、机や椅子は元々自宅にあったものを使用してもらっています。
リモートワークは自宅でも簡単にできる業務ではなく、社員の自宅にオフィス設置してもらい、行うことと考えた方がよいのではないかと思います。1名の拠点でもオフィスを作るとなると設備投資が必要なことと同じだと思います。
また、導入後にも不具合も起きることもあり、継続的な見直しが必要となります。
弊社でも、導入後に変更したことや追加した設備もあり、今後も定期的なメンテナンスを行う予定です。
リモートワーカーが使用するPC
ちなみに、弊社のリモートワーカーのPCは手のひらサイズです。関西圏でいつもはいるのですが、月に1回程度の出勤は予定しているため、持ち運びが手軽にできるものを選びました。薄手のノートPCは、持ち運びはできますが、1日デスクワークをする人にとっては使用しにくいため、デスクトップの液晶を自宅で使用しています。会社に出社したときは、このPCを使用できる液晶も用意しています。
リモートワークに向く人、向かない人とは？
リモートワークに強い苦手意識を持つ人もいます。弊社でリモートワークを行っていない社員に、「リモートワークしてみたい？」と聞くと、したくないという回答をしていました。元々、体を動かすことが好きなので、弊社の美化活動や外回りや事務をしています。リモートワークをやりたくない理由としては、ずっとPC前に座って仕事をすることに苦痛を感じるからと言っていました。
逆にフルリモートをしている社員は、PC前にずっと座って仕事をすることには特に苦痛もなく、気持ちよく働いているようです。
元々の性質的な向き、不向きもありますが、会社としてフルリモートをしてもらえる人とそうでない人の違いもあると感じました。
フルリモートで業務を任せられる人の特徴
密なコミュニケーションを取ることが出来る
セルフマネジメントができる
そのため、自分で仕事を組み立てる能力やスケジュール管理の能力があることは必須だと思います。また、感情のコントロールができることも大切です。会社にいるとモチベーションアップしてくれる上司や同僚もいますが、一人の空間で一定の仕事の成果を出すためには、自分の感情のコントロールが出来る人でなければ、長く仕事を高いレベルで行うことは難しいでしょう。
社内での人間関係が構築できている
だからこそ、いつでも気軽に話せる社員が社内にたくさんいることが大切です。WEB越しになると気軽に話しかけにくくなりますが、良い人間関係が構築できていると、お互いにとても話しやすくなります。社内のどの部署の人とも気軽に話ができること、経営層との信頼関係が築けていることが大切だと思います。
社内で良い人間関係を作れる人がリモートワークでも活躍できる
リアルで業務を行う大切さ
実際にフルリモートの社員に、リモートワークと出社のどちらが良いかを聞いてみると、「どちらも甲乙がつけがたく、半分半分くらいが理想かもしれません」と言っていました。
出社の魅力は、人に会って話すことができることだそうです。
「人間は社会的な生き物なので、人との関わりでこそ本当の幸せを感じることができる」と言われています。
会社での人間関係に悩む人がいる一方、会社の人間関係に幸せを感じる人もそれ以上に多いのではないかと思います。
実際に在宅ワークをしなくとも良い状況であれば、社員には基本的には出勤をしてもらう方が仕事は効率的に行えると感じます。また、良い人間関係が構築できている社員は出勤できることに幸せを感じることでしょう。そのため、リアルでの交流ができるオフィスは今後も会社の設備として持つ必要があると感じます。
フルリモートの社員もコロナが少し落ち着きましたので、月に1度は会社に出社してもらう予定で、会える日が楽しみです。
WEBとリアルに優劣をつけるのではなく、両方の良さを取り入れ続けることが大切だと感じています。
